Aplikasi manajemen proyek adalah sebuah platform digital yang dirancang khusus untuk mendukung individu maupun tim dalam merencanakan, melaksanakan, dan memantau proyek secara lebih mudah dan efektif.
Apa yang menarik dari tools ini adalah adanya beragam fitur lengkap yang tentunya berbeda-beda dari aplikasi satu dengan lainnya. Tapi secara garis besar, fitur-fitur yang ditawarkan sangat bermanfaat untuk menunjang keberhasilan proyek.
Perangkat lunak ini terbilang cukup serbaguna. Karena tidak hanya bisa dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis startup. Tetapi perusahaan besar pun seringkali memanfaatkannya sebagai pelengkap CRM dan ERP.
Aplikasi Manajemen Proyek, Kenapa Begitu Penting?
Dibuatnya project management tools tentu bukan tanpa alasan. Sebab, perangkat ini memiliki peranan cukup penting dalam memudahkan pengelolaan dan pemantauan proyek yang sedang berjalan, baik dalam skala kecil maupun besar.
Di bawah ini adalah beberapa alasan mengapa kehadiran perangkat lunak manajemen proyek begitu dibutuhkan, diantaranya sebagai berikut:
1. Task Management
Apabila sering merasa kesulitan mendelegasikan task atau tugas secara adil kepada anggota tim, solusinya adalah dengan memanfaatkan aplikasi manajemen proyek ini. Karena aplikasi ini dapat memudahkan pendelagasian task project.
Pada dasarnya, dengan aplikasi ini Anda cukup membuat sebuah timeline proyek yang di dalamnya tertulis berbagai tugas yang harus dikerjakan. Nantinya, anggota tim dapat melihat sendiri seperti apa task dan instruksi yang diberikan.
2. Scheduling
Scheduling adalah aspek yang sangat penting dalam manajemen proyek. Karena dengan menjadwalkan semua tugas secara terstruktur, bisa mengetahui kapan waktu yang tepat untuk mengerjakan tugas tersebut.
Serta memastikan tidak ada tugas yang terlewat atau tumpang tindih dengan tugas lainnya. Dengan schedule yang jelas, tugas dapat diprioritaskan dan dialokasikan waktunya secara optimal.
Dengan scheduling, semua anggota tim dapat memprioritaskan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Hal ini selain dapat membantu menjaga alur kerja, juga meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional secara keseluruhan.
3. Documentation and File Management
Aplikasi manajemen proyek memungkinkan bagi penggunanya untuk dapat menyimpan data, dokumen, maupun file dengan dengan mudah dan lebih efektif, agar resiko kehilangan dokumen dapat diminimalisir.
Karena bagaimanapun, jika dokumen dan file proyek hilang, maka akan berpengaruh buruk terhadap proyek yang sedang dijalankan. Di aplikasi ini juga, pengguna bisa share dokumen dan file dengan mudah.
4. Kolaborasi yang Lebih Baik
Tim proyek seringkali terdiri dari departemen atau divisi yang berbeda dan mengharuskan mereka bekerja sama. Nah, keuntungan dari aplikasi ini adalah membuat kolaborasi semua anggota menjadi lebih baik dan lebih sederhana.
Baca Juga: Rekomendasi Platform Bikin Aplikasi Android Tanpa Coding
Karena dari sini, anggota tim yang berkolaborasi bisa melakukan banyak hal. Termasuk memberikan komentar, memantau status perkembangan tugas, hingga melakukan revisi.
Jika semua berkontribusi dengan baik, maka proyek yang sedang dijalankan pun dapat terselesaikan on time.
Ragam Aplikasi Manajemen Proyek yang Patut Dicoba
Tujuan utama penggunaan aplikasi manajemen proyek ini adalah meningkatkan produktivitas tim. Namun perlu diingat, Anda tetap harus memilih aplikasi terbaik dari yang terbaik.
Karena aplikasi yang kurang akurat, akan berdampak negatif pada kinerja tim. Berikut adalah beberapa daftar aplikasi manajemen proyek yang patut dicoba, meliputi:
1. Asana
Jika membutuhkan aplikasi manajemen proyek yang dapat memudahkan pemantauan kinerja tim, Asana dapat melakukannya dengan baik. Karena aplikasi ini sangat sederhana, user friendly, dan intuitif.
Asana secara komersial diluncurkan tahun 2012 dan dapat diakses melalui web browser maupun aplikasi android dan iOS. Asana adalah aplikasi manajemen proyek yang memfasilitasi tim untuk berbagai kebutuhan.
Dari mulai mengatur deadline pekerjaan, berkolaborasi, bertukar informasi dengan sesama anggota tim lain, sampai mengeksekusi proyek dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.
Asana dengan segala fitur dan kelebihannya hadir sebagai tools yang sangat bisa diandalkan saat load pekerjaan tengah menumpuk dan terdapat banyak deadline yang harus diselesaikan.
2. Teamwork
Teamwork adalah aplikasi manajemen proyek yang menawarkan kemudahan dengan tiga pilar atau fitur utama di dalamnya. Yaitu manajemen proyek, Teamwork desk (tempat bantuan bagi pengguna), dan Teamwork chat.
Fitur yang ditawarkan Teamwork juga tergolong sederhana dan sangat user friendly. Di samping itu, dengan menggunakan Teamwork, pengguna dapat menetapkan prioritas untuk tugas.
Sehingga dengan begitu, anggota tim bisa menentukan tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu karena termasuk tugas dengan prioritas tinggi dan harus diselesaikan sebelum tenggat waktu.
3. Monday
Monday hadir sebagai tools untuk memudahkan dalam merancang proyek hanya dengan satu platform. Dengan tampilan visual yang menarik dan beragam pilihan template, pengguna akan semakin termotivasi untuk mengelola semua pekerjaan.
Mulai dari scheduling sampai monitoring progres kinerja anggota tim lainnya. Menariknya lagi, Monday menawarkan tiga jenis board diantaranya Team Task, Shareable Boards, dan Private Boards.
Dimana perbedaan ketiganya terletak pada tingkat akses terhadap pekerjaan dalam satu board, baik akses pribadi, seluruh anggota tim, maupun tamu klien. Di samping itu, kemudahan seperti notifikasi, fitur komen lengkap dengan fasilitas mention.
Serta Thumb yang bisa diberikan sebagai apresiasi terhadap kinerja anggota tim juga ditawarkan oleh aplikasi satu ini. Dengan fakta tersebut, menjadikan Monday sebagai salah satu pilihan terbaik untuk tools manajemen proyek.
4. Jira
Jira adalah salah satu aplikasi manajemen proyek yang dikembangkan oleh Atlassian, perusahaan asal Australia. Jira sendiri memiliki fitur pelaporan dan dashboard yang cukup baik.
Sehingga dapat memberikan penggunanya pandangan untuk setiap progres yang ada. Jira juga merupakan platform multifungsi yang dapat dimanfaatkan untuk melacak bugs.
Satu hal yang membuat Jira cukup spesial adalah platform ini didesain khusus untuk tim software development. Sehingga aplikasi manajemen proyek satu ini sangat tepat menjadi pilihan untuk proyek IT.
5. Trello
Trello adalah aplikasi manajemen proyek yang juga tidak kalah populer. Aplikasi kolaborasi ini sangat fleksibel, dimana penggunanya bisa dengan mudah mengontrol proyek bersama dalam satu wadah digital saja.
Jadi, anggota tim dapat mengetahui update progres setiap proyek, siapa yang bertugas pada jobdesk tertentu, tugas apa yang sedang dikerjakan, dan sejauh mana proyek tersebut sudah dijalankan.
Baca Juga: Tips Memilih Aplikasi Keuangan Terbaik untuk UMKM
Dengan sistem cards, board, dan list, Trello memberikan kemudahan untuk mengelola pekerjaan secara jelas. Pun menciptakan struktur untuk melihat tugas, deadline, prioritas, serta perkembangan proyek secara real-time.
Trello sendiri sangat cocok digunakan untuk tim dengan anggota kecil, organisasi besar, bahkan untuk proyek pribadi sekalipun. Trello juga bisa memfasilitasi untuk melakukan kolaborasi secara efisien.
6. Slack
Satu lagi aplikasi yang sangat familiar di kalangan perusahaan bahkan komunitas, Slack. Slack adalah aplikasi yang dirancang khusus untuk mengelola proyek yang memungkinkan anggota tim dapat berkomunikasi dengan saling mengirim pesan.
Dengan Slack, pesan yang dapat dikirimkan bisa berupa dokumen, file gambar, bahkan video yang diambil dari komputer atau Google Drive dan seluruh anggota tim bisa mengirimkan komentar.
Room untuk komunikasi pada Slack terdiri dari Channel dan Direct Message. Dimana “Channel” berfungsi sebagai ruang obrolan grup sesuai kepentingan masing-masing tim dan room ini dapat diakses untuk public (semua anggota tim).
Sementara “Direct Message“ lebih ke digunakan untuk melakukan komunikasi secara personal. Slack mempunyai fitur yang menyerupai media sosial, sehingga semua anggota untuk mengirim pesan dengan menyematkan emoticon.
Sekaligus mengirimkan notifikasi pemberitahuan agar setiap anggota tim tidak ketinggalan informasi terupdate yang diberikan. Aplikasi manajemen proyek satu ini menawarkan fitur secara gratis maupun berbayar.
Kesimpulan
Demikianlah beberapa aplikasi manajemen proyek yang patut dicoba untuk menyempurnakan kinerja tim Anda. Karena mengingat aplikasi satu ini memiliki banyak benefit di dalamnya.
Selain mengandalkan aplikasi manajemen proyek, sebuah bisnis juga bisa berjalan lancar dan meraih kesuksesan jika terus mengikuti perkembangan zaman. Salah satunya dengan membuat website untuk perusahaan.
Nah, Zeka Digital adalah salah satu jasa digital marketing yang menyediakan layanan pembuatan website untuk menunjang keberhasilan bisnis Anda. Dengan website profesional, bisnis pun dapat berkembang dengan lebih mudah.